Architektenkammer Niedersachsen führt CRM-Anwendung mit CURSOR-Partner ECOPLAN ein
Die Ausgangssituation
Seit über 10 Jahren nutzte die AKNDS unterschiedliche Einzelanwendungen für Textverarbeitung, Dokumentenmanagement, Seminarverwaltung, Eintragungswesen, Mahn- und Gebührenbescheide. Durch die verschieden Einzelanwendungen existierten heterogene Datenquellen und -strukturen mit unterschiedlichen und uneinheitlichen Speicherorten und Prozessabläufen. Die Optimierung von Prozessabläufen und der Kommunikation mit AKNDS-Mitgliedern und weiteren Geschäftspartnern machte die Einführung eines neuen Verwaltungssystems notwendig. Ziel war es, die Einzelanwendungen / Insellösungen auf ein System zu reduzieren.
Die Lösung
Die Einführung eines Kammerverwaltungssystems bei der Architektenkammer Niedersachsen wurde durch die ECOPLAN GmbH mit der Einführung des auf CURSOR-CRM basierenden ECOPLAN CRM begleitet.
Der Fokus des Verwaltungssystems bei lag auf folgenden Funktionen:
Kommunikations- und Informationsmanagement
Standardmäßig wurde an allen Arbeitsplätzen ein einheitliches Kommunikations- und Informationsmanagement eingerichtet, welches vor allem folgende Punkte umfasste:
- Erstellung von Korrespondenzen (Postausgang)
- Posteingang
- Erstellung von Fax-Dokumenten (Faxausgang)
- Faxeingang
- Erstellung von E-Mails
- Maileingang
- Erfassung von Telefonnotizen und Gesprächsinhalten
- Erstellung von Serienmails und Serienbriefen
- Wiedervorlage.
Durch vereinheitlichte Prozesse können alle Vorgänge und Korrespondenzen von allen Mitarbeitern bearbeitet, nachvollzogen und ausgewertet werden.
Adress- und Mitgliedermanagement
Alle vorhandenen Adressen wurden in das neue Verwaltungssystem überführt, wobei das Personen-Rollen-Modell eine wichtige Rolle spielte (einem Ansprechpartner können n verschiedene Rollen, sowie Adressen zugeordnet werden). Zu jedem Mitglied kann eine Historie bzgl. der Korrespondenz und weiterer Vorgänge abgebildet werden; eine Abbildung des Mitgliedergebührenmanagements erfolgte ebenfalls. Die Adressen können nach verschiedenen Kriterien selektiert, gesucht und ausgewertet werden.
Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement-Modul wurden alle Maßnahmen der Vertragsdokumentation bis zum Verlängerungs- oder Kündigungsvorgang abgebildet. Eingeschlossen ist die Gesamtheit aller Vertragsarten (Lieferanten-, Mitglieder-, Rahmenverträge etc.) einschließlich einer automatisierten Fristenüberwachung und -benachrichtigung.
- Fort- und Weiterbildungsmanagement
Zusätzlich zu den Standard-Prozessen, die im Veranstaltungsmanagement enthalten sind (Anlage der Veranstaltung, Auswahl von Teilnehmern, Anlage von Leistungspositionen, Abrechnung, Erstellung von Dokumenten, etc.), wurden weitere spezifische Prozesse integriert: eine mögliche separate Buchung von Leistungen, eine Möglichkeit zu unterschiedlichen Abrechnungsbeträgen für Mitglieder und Nicht-Mitglieder, eine Option zur Onlineanmeldung zu Veranstaltungen sowie eine Reportingfunktion.
- Gremienmanagement
Aufgrund der vielfältigen Gremien, Arbeitsgruppen und Ausschüsse, die sich zu regelmäßigen Sitzungen zusammenfinden, muss das Modul die Erstellung von Gremien, die Erfassung von Teilnehmern und deren Rollen, die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Teilnehmerlisten abbilden. Zusätzlich wurde eine Dokumentenverwaltung integriert, welche dem jeweiligen Gremium die nötigen Dokumente zur Verfügung stellt. Auswertungen und Reports sind ebenfalls im Gremienmanagement umgesetzt.
Gebührenbescheid- und Beitragsbescheidmanagement
Der Bereich der Ausgangsrechnungen wurde über das Verwaltungssystem abgebildet. Rechnungen bezüglich der Mitgliedsgebührenbescheide, Veranstaltungs-, Seminarabrechnungen und Rechnungen für Dienstleistungen wurden erzeugt und Buchungen werden an die Finanzbuchhaltung weitergegeben.
- Eintragungswesen
Um in Niedersachsen die Berufsbezeichnung Architekt, Innen- und Landschaftsarchitekt oder Städteplaner tragen zu dürfen, bedarf es einer Eintragung bei der Architektenkammer Niedersachsen.
Zur Erlangung dieser Eintragung sind gewisse Nachweise zu erbringen. Die folgenden Prozesse wurden aufgrund dieser Voraussetzungen im Verwaltungssystem abgebildet:
- Erfassen der Daten des jeweiligen Kontakts als Interessent/Antragsteller
- Erfassen aller relevanten Dokumente in einer Historie
- Erstellen von Korrespondenzen aus dem System heraus mit Hilfe von Vorlagen
- Dokumentation des Status des Eintragungsverfahrens
- Auswertungen und Reports zum Eintragungswesen (für Sitzungen des Eintragungsausschusses)
- Umwandlung in den Status „Mitglied“ nach Durchlaufen des Eintragungswesens
Die Umsetzung des Projekts erfolgte im Jahr 2010.
Die Kammer
Rund 10.000 Architekten, Innenarchitekten, Landschaftsarchitekten und Stadtplaner aus Niedersachsen sind in der Architektenkammer Niedersachsen zusammen geschlossen. Gerade als eine Selbstverwaltungskörperschaft legt die Architektenkammer Niedersachsen besonderen Wert darauf, dass die Architektenliste sorgfältig geführt wird. Nur Personen mit der erforderlichen Ausbildung, Berufspraxis und solche, die ihre Berufspflicht erfüllen, werden seitens der Kammer eingetragen. Zum Zweck der Baukultur und dem Verbraucherschutz sind nur eingetragene Architekten befähigt, die Berufsbezeichnung zu tragen und zur Bauvorlage berechtigt.
Im Hinblick auf den Berufsstand der Architekten in der Gesellschaft, zeichnet sich die Architektenkammer Niedersachen dadurch aus, dass sie an der Mitarbeit bei Gesetzen/Regelwerken beteiligt ist bzw. Vorschläge und Stellungnahmen zu Gesetzen/Regelwerken abgibt. Des Weiteren werden Informationen und Argumente für die Baukultur und die Belange der Architektenschaft gegenüber Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Medien abgegeben.
Die Mitglieder der Architektenkammer Niedersachsen werden bei ihrer Berufsausübung unterstützt. Dies geschieht durch Beratung in fachlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Fragen, durch umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten, Vergünstigungen bei Versicherungsunternehmen und dem Zugang zum berufsständischen Versorgungswerk.
Ansprechpartner in den Bereichen Architektur, Recht, Verwaltung und Öffentlichkeitsarbeit finden die Mitglieder im Hauptsitz der Architektenkammer Niedersachsen in Hannover. Auch in allen anderen Bundesländern in Deutschland gibt es Architektenkammern, sowie Verbände, die sich um alle Belange des Berufstandes kümmern.
(Quelle: http://www.aknds.de/ueber_uns.html)